شیوه مبتنی بر سیستم های اطلاعاتی

•در این روش تمام اقلام اطلاعاتی دستگاه اجرایی، مورد نیاز واحدهای درونی دستگاه و کاربران بیرونی که داده­های آن ها با ملاک های ثبتی بودن قابل تهیه باشند مدنظر گرفته می شود. بدین منظور عملیات و وظایف دستگاه اجرایی دولتی به طور کامل مورد بررسی قرار می گیرد، نیازهای آماری و اطلاعاتی تمام کاربران اعم از درونی و بیرونی شناسایی و طبقه بندی می شوند و سیستم هایی که وظیفه تولید آمارهای ثبتی اقلام اطلاعاتی مربوط به هر طبقه را عهده دار خواهند شد، تعریف و تعیین می شوند. در این روش اصلاحات لازم برای فراهم نمودن امکان تولید آمارهای ثبتی آن دسته از اقلام اطلاعاتی که روند ثبت و انتقال آن‌ها نیازمند تصحیح باشد در حد سیستم ها و فرآیندهای داخلی دستگاه انجام می‌شود. این شیوه کار معایبی دارد که مختصراً به شرح زیر می باشند:

• با توجه به آنکه حجم وسیعی از فعالیت ها و وظایف سازمان مورد شناسایی، بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و پس از آن، پیشنهادات اصلاحی لازم ارایه شده و اقدامات ضروری برای انجام آن ها به اجرا گذاشته می شود، طرح از نظر زمانی نسبتاً بلندمدت می باشد.

• برخی از اصلاحات پیشنهادی می تواند منجر به تغییر در شرح وظایف و یا تشکیلات واحدهای سازمانی شود که اعمال آن ها از حیطه عمل نظام آمارهای ثبتی خارج است.

•زمان نسبتاً طولانی لازم برای اجرای طرح، خطر تغییرات مدیریتی یا تشکیلاتی را در دستگاه اجرایی افزایش می دهد به طوری که آینده اصلاحات را می تواند با مشکل مواجه نماید.

شیوه مبتنی بر سیستم های اطلاعاتی2

•مزایای شیوه مبتنی بر سیستم­های اطلاعاتی را می­توان به شرح زیر بیان نمود:

• با توجه به آنکه به نیازهای آماری و اطلاعاتی دستگاه اجرایی به­صورت جامع پرداخته می­شود از این رهگذر درصد بسیار بالایی از نیازهای کاربران بیرونی نیز به­طور مشترک با نیازهای واحدهای داخلی دستگاه مدنظر قرار می­گیرد. بدین­ترتیب برای تأمین نیازهای کاربران بیرون از دستگاه می­توان از خواست و پیگیری واحدهای داخلی بهره جست.

•قبل از اصلاح فرآیندهای مربوط به هر سیستم می توان تعداد اقلام اطلاعاتی را که تحت تأثیر اصلاح فرآیند قرار می­گیرند مشخص نمود. این امر برای اولویت­بندی و تعیین نوع اصلاحات بسیار لازم است.

•قبل از اصلاح فرآیندهای مربوط به هر سیستم می توان تعداد اقلام اطلاعاتی را که تحت تأثیر اصلاح فرآیند قرار می گیرند مشخص نمود. این امر برای اولویت بندی و تعیین نوع اصلاحات بسیار لازم است.

 

• با توجه به آنکه برای تأمین هر دسته از نیازهای آماری و اطلاعاتی شناسایی شده، سیستم ها و روش­های سازمانی مشخصی طراحی و پیاده سازی می شوند، در صورتی که پس از طراحی و پیاده سازی سیستم ها، نیازهای آماری و اطلاعاتی جدیدی مطرح شود، امکان تولید آن ها بدون تغییرات اساسی و طراحی­های مجدد سیستم ها، ممکن می­شود.

• با توجه به آنکه برای تعیین بهترین نقاط مثبت و مسیر انتقال داده های اقلام اطلاعاتی تمام فعالیت­های جاری دستگاه اجرایی مورد بررسی قرار می­گیرد، نتایج طراحی ها از اعتبار بالایی برخوردار می­باشند.

• با توجه به پیشرفت چشمگیر علم و ابزار طراحی سیستم های اطلاعاتی می توان از آن ها در طراحی و پیاده‌سازی نظام آمارهای ثبتی مبتنی بر سیستم های اطلاعاتی بهره برد.

مشکلات موجود نظام آمارهای ثبتی

•- ثبت اطلاعات به فرآیند اعمال تغییرات و پردازش، برای انتقال اطلاعات به­طوری­که برای کاربران مفید باشد نمی­انجامد، فاصله، بین ثبت اقلام اطلاعاتی ناشی از عملیات و زمان عملیات و بین جریان عملیات ثبت، در سازمان­ها و جریان انتقال و انتشار اطلاعات وجود دارد و تولید اطلاع از واقعیت ها و فعالیت ها، به روز نمی شود؛ تغییرات و کاهش­ها و افزایش ها، در اطلاعات قبلی تأثیر داده نمی­شود ؛ انتقال اطلاعات همراه و موازی با فعالیت­های جدید، انجام نمی­گیرد. در نتیجه ثبت اطلاعات با صحت و سرعت کافی انجام نمی شود.

•- به اقلام و اطلاعات مورد نیاز کاربران داخل یا بیرون از سازمان توجه نمی­شود. به موضوع­های مورد نیاز، توالی زمانی و پوشش جغرافیایی مناسب در تولید آمار و اطلاعات توجه نمی شود و آمارهای تولید شده بدون بهره برداری لازم انباشت می­شود.

•- نظام تولید اطلاعات آماری سازمان ها براساس شناسایی آمار و اطلاعات مورد نیاز و منطبق با اهداف و راهبردهای سازمانی شکل نمی گیرد و سبب اتلاف منابع (نیروی انسانی و مالی)، ناتوانی در پیش بینی های مورد لزوم و عدم انطباق با تغییرات آینده خواهد شد.

•- توجه نکردن سازمان­ها و دستگاه ها به قابلیت های سازمانی برای اتخاذ روش تولید آمار (ثبتی، سرشماری و نمونه­گیری)، سبب هزینه های گزاف، تولید آمار با دقت نامناسب و استفاده از آمار در مقطعی کوتاه خواهد شد.